Record Macro pada Spreadsheet Menghemat Waktu untuk Mengolah Data Ujian Siswa

Bagi pengguna aplikasi spreadsheet semacam Excel (Microsoft Office), LibreOffice Calc, dan Spreadsheet (OpenOfice Org) yang sudah mahir pekerjaan record macro adalah hal biasa dan mungkin hanya cocok bagi orang awam (seperti saya :). Benar bahwa pekerjaan yang kita lakukan berulang-ulang dikarenakan data yang mesti kita olah sangat banyak, tentu membosankan dan melelahkan. Hal ini juga sangat memerlukan banyak waktu. Dengan record macro kita bisa merekam proses kerja kemudian menerapkannya untuk hal serupa sehingga dalam waktu yang sangat-sangat singkat pekerjaan olah data bisa diselesaikan.

Saya contohkan jika suatu ketika kita diminta mengolah data nilai siswa untuk kepentingan ujian nasional, maka kita harus bisa menyelesaikan dengan benar dan secepat mungkin. Ingat ini bukan jamannya olah data yang menggunakan mesin ketik!

Ilustrasi 1. Format data awal

Dari data tersebut akan dibuat format tabel untuk setiap siswa seperti gambar berikut:

Ilustrasi 2. Format tabel yang diharapkan

Langkah pertama adalah menyederhanakan tabel agar hanya bagian yang penting saja yang akan terolah. Misalnya dari Ilustrasi 1, hapus baris 1 {Semester} dan kolom A {No} sehingga tabel simpel seperti Ilustrasi 3.

Ilustrasi 3

Pekerjaan yang dapat kita lakukan adalah mengolah data awal tersebut salah satunya dengan men-TRANSPOSE data agar formatnya mirip dengan format akhir. Ini adalah salah satu langkah alternatif bagi orang awam. Dalam hal ini daftar mata pelajaran semula berada di bagian baris atas diubah menjadi bagian kolom paling kiri, sedangkan kolom nama yang tadinya berada pada kolom kiri diubah menjadi bagian baris di atas.

Cara men-TRANSPOSE:

  1. Kopi bagian yang penting saja (dalam contoh ini saya hanya mengkopi range mata pelajaran dan nama siswa).
  2. Tempatkan pointer pada cell dimana data tersebut akan di letakkan.
  3. Klik kanan pada cell tadi pada pilih Transpose pada Paste Option.

Ilustrasi 4

Pada kolom A kita lakukan format text yang mengarah vertikal agar mendaftar, blok kolom tersebut, klik kanan, Format Cells -> Alignment -> Ubah orientasi teks menjadi 0 derajat (degre) sehingga hasilnya seperti ilustrasi berikut.

Ilustrasi 5. Hasil transpose

Langkah berikutnya adalah menghapus kolom A (tapi kita mesti ingat urutan mata pelajarannya) dan juga baris 8 dan 15 karena ini tidak kita perlukan, juga border (garis-garis tabel) perlu dihapus. Sisipkan 2 baris kosong di bawah baris nama (untuk judul kolom tabel) dan beri warna beda pada baris nilai semester 4 (baris 10-15), untuk membedakan nilai semester 3, 4, dan 5. Hasilnya seperti ilustrasi berikut.

Ilustrasi 6

Oh ya sedikit trik terkait fungsi iterasi yang akan kita gunakan, tambahakan pada ujung sebelah kanan kolom akhir (kolom U) tulisan apa saja misalnya stop, agar semua data terproses, nanti kalau sudah beres boleh hapus kolom akhir ini.

Pekerjaan berikutnya adalah membuat MACRO (merekam LANGKAH KERJA  dengan RECORD MACRO)

  1. Tempatkan Active cell pada B1. Pastikan menge-klik Use Relative References (pada tab menu View -> tab Macros -> klik spin (segitiga kecil) pilih Use Relative References.

    Ilustrasi 7

  2. Kemudian klik Record Macro… kalau kita sudah siap melakukannya, maka akan muncul popup menu isian, isikan seperlunya, jangan lupa memberi nama macro dan membuat shortcut ctrl+…(saya contohkan Ctrl+w). Ini bertujuan jika hendak menjalan macro kita tinggal menggunakan shorcut tersebut.

    Ilustrasi 8

  3. Berikutnya adalah membuat satu tabel secara manual (untuk data satu siswa saja), ubahlah seperti format tabel jadi (seperti ilustrasi 1 di atas). Caranya sisipkan kolom sebelah kanan siswa pertama (cell B1) sebanyak yang diperlukan (dalam contoh ini saya sisipkan sebanyak 8 kolom).
  4. Lakukan pekerjaan secara manual: bisa menambahkan Tulisan pada beberapa cell seperti No, Mata Pelajaran, Semester 3, 4, 5 dll, memindah kolom tabel, memformat garis batas (border), memberikan warna cell, menulis rumus perhitungan tertentu dll sesuai format tabel yang kita harapkan. Jika semua sudah selesai format tabel seperti yang diharapkan, letakkan pointer pada cell pada nama siswa diurutan ke-3 (cell K1). Selesai…. Silahkan Klik Stop recording… toolbar-nya ada pada bagian saat kita Record Macro… atau dibagian kiri bawah halaman lembar kerja Excel kita.

    Ilustrasi 9

  5. Sampai disini kita bisa mencoba kerja macro untuk tabel siswa ke dua, caranya tempatkan pointer pada cell nama siswa ke-3; Tekan shorcut key Ctrl+w seperti yang anda tentukan sebelumnya (saat akan me-record macro).
  6. Jika hasilnya persis tabel yang kita buat namun berisi data siswa ke-2 maka itu berarti pekerjaan kita telah benar.
  7. Nah kalau siswanya banyak sekali anggaplah 200 siswa maka kita perlu menekan Ctrl+w tadi sebanyak sisa-nya yang belum dibuatkan tabel. Jadi tetep capek deh… agar hanya cukup sekali klik tombol Ctrl+w kita lakukan sedikit tambahan pada macro. Caranya klik menu macro -> view macro – klik edit dan tambahkan baris (setelah baris komentar yg ditandai awal dengan ‘…..) ketikkan:
    Do Until Activecell.Value=""

    dan pada bagian bawah sebelum end sub tulisan

    Loop seperti ilustrasi berikut:

Ilustrasi 10. Edit macro hasil record

Coba jalankan macro tadi dan tunggu beberapa detik kemudian data anda akan terubah secara menyeluruh menjadi tabel sesuai yang diharapkan. Data tadi akan diubah menjadi tabel persiswa dan tabelnya berderet ke kanan (secara horisontal).

Untuk menyusun agar tabel tersebut tersusun secara vertikal simak tulisan saya berikutnya di blog ini.

Cara merekam macro lebih sederhana bisa lihat di sini.

Jika langkah yang saya lakukan ada yang salah silahkan lakukan koreksi, dengan senang hati akan saya revisi. Terimakasih.

3 responses

  1. […] full post on Log Guru Kimia Borneo Macro, Menghemat, pada, Record, Spreadsheet, […]

  2. Mantap deh!!!!!!!!!!