Mencetak dengan Efisien dan Ramah Lingkungan

Komputer dan printer salah satu fungsi adalah untuk menggantikan mesin ketik. Dengan alat itu jelas kita berharap banyak untuk memperoleh kemudahan dan kepraktisan serta efisiensi biaya dan waktu. Tapi kenyataan di lapangan tidak demikian. Karena kita belum profesional atau lebih tepatnya tidak mengetahui teknis tentang apa yang sering kita gunakan tetap saja sering mencetak dokumen dengan banyak kesalahan sehingga sering boros kertas. Sering pula harus mencetak berkas kita ketika kita menjumpai kesalahan ketik yang semestinya tidak perlu terjadi meskipun seolah sudah sangat hati-hati dan teliti. 

Ini contoh kesalahan ejaan (garis bawah merah)

Pencegahan salah ketik atau ejaan dalam menyelesaikan tugas kantor sebenarnya bisa dihindari. Namun karena selama ini menggunakan aplikasi olah kata yah begitu-begitu saja akhirnya tidak kunjung mendapatkan hal lebih dibanding dengan menggunakan mesin ketik yang jadul itu. Kesalahan ketik sebenarnya bisa dihindari andai kita diberi tahu oleh aplikasi pengolah kata yang kita gunakan. Ini sudah ada fasilitas tapi kita sering tak memahaminya. Oleh karena itu sebaiknya kita mengaktifkan penanda spelling (pengecek ejaan), baik Bahasa Indonesia atau Bahasa Inggris. Ini ditandai dengan adanya garis merah seperti mata gergaji yang mengindikasikan adanya salah ejaan atau kata berulang yang tak perlu.

Jangan sampai kita tidak tahu adanya proofing tool, alat pengecek ejaan, akhirnya kita melakukan kesalahan yang mestinya tak perlu terjadi seperti uraian di atas. Sekali lagi itu bukan segalanya tapi cukup membantu untuk mencegah pemborosan kertas yang semakin mahal itu. Ini terkait permasalahan pencetakan ulang karena salah ejaan atau salah ketik. Kalau anda kesulitan mencari proofing tool bahasa Indonesia kita bisa saja membuatnya sendiri, misalnya dengan men-download custom.dic ini. Nah bagaimana cara menerapkannya silahkan baca di sini.

Sering pula kita keliru mencetak suatu dokumen (hasil ketikan) ke ukuran kertas yang semestinya. Ini hal sepele tapi sering kita tak perduli, oleh karena itu perlu dikenali betul ukuran kertas yang akan kita pakai. Kertas yang sering dipakai di kantor-kantor di Indonesia biasanya adalah kertas ukuran A4 (210 mm × 297 mm), atau F4 (210 mm × 330 mm). Tapi di Indonesia ukuran tadi tidak sama persis. Misalnya kertas A4 berdimensi faktanya berukuran 215 mm x 297 mm dengan kode ukuran sedikit di modifikasi menjadi A4s. Kertas F4 ukurannya menjadi 215 mm x 330 mm. Jadi ada selisih lebar 5 mm.

Dengan mengetahui ukuran dimensi kertas harapannya kerja kita menjadi benar dan tidak sering melakukan kesalahan cetak. Berikut referensi ukuran kertas baik yang biasa kita pakai atau yang jarang kita pakai termasuk jenis ukuran kertas untuk cetak foto seperti 3R, 4R, 5R, 10R dan lain-lain. Kalau di komputer kita printer-nya tidak support dengan ukuran kertas misalnya ukuran F4 (Folio) seting-annya caranya ada di sini.

Aplikasi olah kata sih tidak terlalu repot dalam hal mencetak, tapi aplikasi spreadsheet harus lebih teliti dan hati-hati lagi. Pasalnya kita mesti menyesuaikan dengan panjang dan lebar apa yang mau cetak agar sesuai dengan ukuran kertas yang kita pakai. Pastikan menggunakan print preview lebih dahulu sebelum mencetak atau bisa juga meng-klik page Layout yang berada pada bagian kanan bawah dari lembar kerja di excel seperti figur di bawah ini.

Letaknya kanan bawah lembar kerja

Dalam pencetakan dokumen di excel perlu sekali memperhatikan ukuran kertas yang akan kita pakai, ukuran tepi atas bawah kiri kanan, center vertikal-horizontal, juga penskalaan-nya. Ini memang relatif mudah dengan menggunakan page break preview untuk melihat batas antar halaman, tapi jangan lupa perhatikan skalanya. Dengan ketelitian kerja kita bisa menghemat kertas dan tinta, berarti pula kita sudah bersikap ramah lingkungan dengan hanya memperhatikan teknis pencetakan.

Kesalahan terakhir yang sering terjadi adalah kehabisan tinta sehingga hasil cetak yang tidak sempurna tidak bisa dipakai. Ini lebih parah ketika kita meninggalkan  kerja kita saat mencetak, akibatnya semakin banyak kertas mubazir. Andai saja begitu tinta tak cukup dengan adanya peringatan maka kita bisa mengisinya ulang, tapi kalau ada pun kita sering pula tak memperhatikannya. Terimalah akibat-nya 🙂

Jadi ingat dulu sewaktu kuliah sering kali harus mencetak presentasi dosen yang berformat ppt (ekstensi powerpoint) untuk bisa dibaca sambel leyeh-leyeh. Suatu ketika saya melihat teman mencetak tayangan sang dosen dengan satu slide satu halaman dengan full colour. Alangkah borosnya. Padahal pada powerpoint terdapat pihan cetak untuk bisa dipilih model handout atau pilihan mencetak 2, 4, atau 6 slide per halaman. Dengan begitu kita tidak perlu memboroskan tintan dan kertas. Sekali lagi mari kita kenbali aplikasi yang sering kita gunakan dan kita akan memperoleh efisiensi.

Ramah lingkungan tidak mesti turun ke hutan untuk menanam tanaman, tapi bisa mengefisienkan teknis mencetak.